Déclaration de protection de la vie privée des candidats

1. Objet de la déclaration

   Votre vie privée est importante pour Coveo Solutions, Inc. et ses affiliés (“Coveo” or “we”).

   La présente Déclaration de confidentialité pour les candidats de Coveo (“Déclaration”) établit la manière dont Coveo collecte et utilise les renseignements personnels (définis ci-dessous) provenant de candidats (“vous”) sur notre site carrières disponible sur www.coveo.com (le “Site”) ou par d’autres moyens.

   Cette Déclaration ne couvre pas votre utilisation de sites tiers ou de services que vous pouvez utiliser en lien avec notre Site.

2. Quelle catégorie de Renseignements Personnels utilisons-nous et comment les collectons-nous?

   Nous collectons des informations qui se rapportent directement ou indirectement à vous (“Renseignement Personnel”). Nous collectons ces Renseignements Personnels directement auprès de vous ou via d’autres sources.

   1. Renseignement Personnel collecté directement auprès de vous

      Les catégories de Renseignements Personnels que nous collectons directement auprès de vous incluent:

      1. les données d’identification (par exemple nom, prénom, genre) et les données de contact (par exemple numéro de téléphone, adresse courriel, adresse de domicile, numéro de téléphone mobile);
      2. les informations que vous nous avez fournies dans votre curriculum vitae, lettre de présentation ou tout autre document adressé durant le processus de recrutement (par exemple les certifications, diplômes);
      3. les informations en lien avec votre formation (ex. formation universitaire, certifications, diplômes, compétences) et l’expérience professionnelle (par exemple emploi précédent, rôles, historique des performances, informations financières);
      4. les informations que vous nous avez fournies lors du processus de recrutement (information additionnelle en lien avec votre curriculum vitae, information fournie afin de permettre votre transport);
      5. les informations collectées pour le suivi de la diversité, lorsque la collecte de ces informations est autorisée par la loi applicable (par exemple la race, l'origine ethnique, le sexe, le statut d'ancien combattant et/ou les handicaps);
      6. les informations en lien avec la citoyenneté ou le statut d’immigration (par exemple à des fins de visa ou en lien avec le droit de travailler);
      7. les informations reçues dans le cadre des tests de recrutement (par exemple tests techniques et tests psychométriques);
      8. d'autres informations que vous pouvez choisir de nous soumettre volontairement dans le cadre de votre candidature (par exemple, les informations contenues dans une lettre de présentation, les informations divulguées lors d’une entrevue ou les informations que vous avez fournies concernant vos antécédents judiciaires, votre historique de salaire, vos antécédents familiaux ou votre situation personnelle).

      Nous collectons égalements vos Renseignements Personnels à l’aide de cookies ou des technologies similaires lorsque vous visitez et naviguez sur notre site web. Merci de prendre connaissance de notre Politique de Vie Privée pour plus d’informations. 

   2. Renseignements Personnels sensibles collectés auprès de vous

      Excepté dans les cas prévus dans la présente Déclaration, nous n'avons généralement pas besoin, dans le cadre du processus de recrutement, de Renseignements Personnels révélant votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos convictions religieuses ou philosophiques, votre appartenance à un syndicat, votre santé, votre vie sexuelle ou votre orientation sexuelle ou qui se rapportent à la traitement de données génétiques ou biométriques. Néanmoins, vous souhaiterez peut-être soumettre volontairement ces Renseignements Personnels pendant le processus de recrutement.

   3. Renseignements Personnels collectés auprès d’autres sources

      Nous pouvons collecter les Renseignements Personnels suivants à partir d'autres sources:

      1. parcours professionnel, parcours scolaire et/ou historique de salaire provenant de registres ou de bases de données accessibles au public, d'anciens employeurs et/ou d'établissements d'enseignement (lorsque cela est pertinent pour votre candidature et en conformité avec les lois nationales);
      2. informations accessibles au public à partir de sites Web ou de médias sociaux, y compris les informations que vous choisissez de nous soumettre volontairement dans le cadre de votre candidature (par exemple lors d'une candidature via LinkedIn ou Indeed);
      3. informations vous concernant provenant d'employés de Coveo qui vous font passer une entrevue et qui peuvent écrire une évaluation à votre sujet;
      4. informations sur votre performance ou votre conduite provenant de références, d'autres employés de Coveo, de clients ou de prestataires de services, ou d'anciens employeurs avec lesquels vous travaillez et/ou avec lesquels vous avez travaillé dans le passé et qui peuvent fournir des commentaires à votre sujet;
      5. informations collectées dans le cadre du processus d'entrevue, telles que les notes issues de l'entrevue et les résultats de l'entrevue.
   4. Renseignement Personnels collectés dans le cadre de profilage

      Coveo collecte également des Renseignements Personnels dérivés ou inférés de certains des Renseignements Personnels mentionnés dans cette section (par exemple votre curriculum vitae ainsi que les informations collectées dans le cadre du processus de recrutement) («Renseignements Dérivés»). Coveo collecte ces Renseignements Dérivés auprès de tiers fournisseurs et les utilisera afin d'évaluer si votre profil correspond au poste auquel vous avez postulé chez Coveo et/ou à d'autres postes ouverts chez Coveo. Nous ne prendrons pas de décision de recrutement uniquement sur la base d’un traitement automatisé ou du profilage. Nous appliquerons des garanties appropriées, y compris une intervention humaine, afin de garantir que le traitement des Renseignements Dérivés est traité conformément aux lois applicables.

3. Pourquoi est-ce que nous utilisons vos Renseignements Personnels?

   Nous collectons et traitons vos Renseignements Personnels pour des finalités liées à votre candidature. Plus précisément, nous utilisons vos Renseignements Personnels pour:

   1. traiter votre candidature;
   2. communiquer avec vous concernant votre candidature, le processus de recrutement ou les opportunités disponibles chez Coveo;
   3. évaluer votre admissibilité par rapport au poste pour lequel vous avez postulé et/ ou à d'autres postes ouverts chez Coveo;
   4. vérifier vos informations, y compris par des vérifications auprès de vos références ou de tierces parties;
   5. tenir des registres liés au processus d'embauche;
   6. vous envoyer des informations sur d'autres postes chez Coveo qui pourraient vous intéresser;
   7. respecter les exigences légales et réglementaires auxquelles nous sommes soumis;
   8. surveiller la diversité et l'égalité des chances en matière d'emploi, lorsque les lois applicables l'exigent;
   9. répondre à vos demandes.
4. Sur quelle base utilisons-nous vos Renseignements Personnels?

   Intérêts légitimes. Nous traitons vos Renseignements Personnels afin de mener et d'améliorer le processus de recrutement, ce qui inclut évaluer votre aptitude à occuper un poste chez Coveo. Si le règlement général sur la protection des données de l'Union européenne («RGPD») s'applique, nous traiterons vos Renseignements Personnels dans notre intérêt légitime. Nous veillerons à ce que ces intérêts ne soient pas outrepassés par vos libertés et droits fondamentaux.

   Obligation légale. Nous pouvons traiter vos Renseignements Personnels afin de nous conformer à une obligation légale (par exemple, le traitement des informations sur la citoyenneté ou le statut d'immigration). Votre incapacité à fournir certains Renseignements Personnels peut empêcher ou retarder le respect de nos obligations légales et peut affecter notre capacité à vous recruter.

   Consentement. Nous pouvons nous fonder sur votre consentement pour traiter vos Renseignements Personnels (lorsque cela est approprié et conformément aux lois applicables).

   Exécution d'un contrat. Coveo peut également traiter vos Renseignements Personnels pour l'exécution d'un contrat (y compris l'intention de conclure un contrat).

5. Avec qui est-ce que nous partageons vos Renseignements Personnels?

   Nos Affiliés. Le siège social de Coveo (Coveo Solutions, Inc.) est situé au Canada et nos affiliés sont situés aux Etats-Unis et dans l’Union Européenne. Coveo partagera vos Renseignements Personnels dans des circonstances limitées avec ses affiliés (partagé avec des employés occupant une position de gestionnaire et/ou avec des employés de Coveo qui en ont besoin) afin de conduire ou de gérer le processus de recrutement ou à des fins de rapport internes. 

   Fournisseurs de services tiers. Nous utilisons des prestataires de services tiers qui nous fournissent des services dans le cadre du processus de recrutement (par exemple, logiciel de recrutement RH, évaluation psychologique et psychométrique des candidats). Nous pouvons également partager vos Renseignements Personnels avec des prestataires de services tiers, tels que des avocats, dans le cadre de nos obligations légales.

   Régulateurs, autorités publiques ou agences. Dans le cadre de nos obligations légales, nous pouvons être amenés à partager vos Renseignements Personnels avec les régulateurs, les autorités ou les institutions  publiques afin de remplir nos obligations légales et/ou réglementaires.

6. Combien de temps conservons-nous vos Renseignements Personnels?

   Nous conservons vos Renseignements Personnels pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils sont traités. La durée varie en fonction des finalités pour lesquelles vos Renseignements Personnels sont traités. Nous pouvons, par exemple, traiter et conserver vos Renseignements Personnels à des fins d'emploi si votre candidature est retenue et que vous êtes embauché par Coveo. Si votre candidature n'est pas retenue, nous conserverons vos Renseignements Personnels pendant une période nous permettant de vous contacter au cas où nous aurions de futures opportunités d'emploi, pour répondre à toute demande que vous pourriez avoir, pour établir, exercer, défendre ou intenter une action en justice ou pour respecter nos obligations légales ayant trait à la conservation de vos Renseignements Personnels.

7. Quels sont vos droits en lien avec vos Renseignements Personnels?

   Vous pouvez avoir certains droits en lien avec vos Renseignements Personnels, selon les lois nationales sur la protection des Renseignements Personnels. Ces droits peuvent inclure:

   • Accès. Vous pourriez avoir le droit de demander des informations sur la façon dont nous traitons vos Renseignements Personnels et obtenir une copie de ces Renseignements Personnels. En particulier, vous pourriez demander: les finalités du traitement, les catégories et éléments spécifiques des Renseignements Personnels, les destinataires ou catégories de destinataires de vos Renseignements Personnels, les catégories de sources auprès desquelles vos Renseignements Personnels sont collectés, les catégories de tiers avec lesquels nous partageons vos Renseignements Personnels.
   • Rectification. Vous pouvez avoir le droit de demander la rectification des Renseignements Personnels inexacts que nous détenons à votre sujet.
   • Effacement / suppression. Vous pouvez avoir le droit de demander l'effacement de vos Renseignements Personnels.
   • Limitation. Dans des circonstances limitées, vous pourriez avoir le droit d’obtenir la limitation de notre utilisation de vos Renseignements Personnels.
   • Objection. Vous pourriez avoir le droit de vous opposer à l'utilisation de vos Renseignements Personnels, sur la base de nos intérêts légitimes décrits dans la présente Déclaration.
   • Portabilité. Vous pourriez avoir le droit de recevoir vos Renseignements Personnels dans un format couramment utilisé et lisible par machine et de les transmettre à un tiers.
   • Non-discrimination. Vous pourriez avoir le droit de ne pas faire l'objet de discrimination pour l'exercice de vos droits.
   • Plainte. Vous avez le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle.

   Si nous traitons vos Renseignements Personnels basé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.

   Si vous êtes un résident de la Californie, notez que Coveo ne vend pas (comme défini dans le CCPA défini ci-dessous) vos Renseignements Personnels. Dans l’hypothèse où nous vendrons vos Renseignements Personnels, nous vous donnerons le droit de vous opposer à cette vente conformément au California Consumer Privacy Act («CCPA»).

   Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant à privacy[at]coveo.com. 

8. Quelles mesures de sécurité mettons nous en place?

   Nous maintenons des mesures techniques (physiques, électroniques) et organisationnelles appropriées pour protéger la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de vos Renseignements Personnels. Ces mesures tiennent compte de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement de vos Renseignements Personnels ainsi que du risque de probabilité et de gravité pour vos droits et libertés. Cela comprend la mise en œuvre de logiciels de sécurité pour garantir la protection de vos Renseignements Personnels et garantir que seul un personnel limité est autorisé à accéder à vos Renseignements Personnels en fonction de leurs besoins.

   Si vous avez des questions en lien avec les mesures de sécurité que nous utilisons pour protéger vos Renseignements Personnels, vous pouvez nous contacter à privacy[at]coveo.com.

9. Est-ce que nous allons transférer vos Renseignements Personnels en dehors de l’EEE?

   Si vous êtes une personne concernée en vertu du RGPD, nous pouvons transférer vos Renseignements Personnels vers des pays situés en dehors de l'espace économique européen (« EEE») et qui peuvent avoir un niveau de protection différent pour vos Renseignements Personnels. Ce faisant, nous nous assurons que vos Renseignements Personnels sont correctement protégés en mettant en œuvre des garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types émises par la Commission européenne.

10. Comment nous contacter et être au courant des modifications apportées à cette Déclaration?

    Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la manière dont vos Renseignements Personnels sont traités ou à propos de cette Déclaration, veuillez contacter l'équipe de vie privée de Coveo à privacy[@]coveo.com.  

    Nous pouvons modifier ou mettre à jour cette Déclaration en tout temps. Chaque version de cette Déclaration est identifiée en haut de la page par sa date. Nous vous encourageons à consulter régulièrement le contenu de cette Déclaration.