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Avis de confidentialité pour les candidats et postulants

Mise à jour : 06/11/2024
Dernière mise à jour : 11/06/2023
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1. Champ d’application de l’Avis

La protection de votre vie privée est importante pour Coveo Solutions, Inc. et ses affiliés («Coveo» or «nous»). 

Le présent Avis de confidentialité pour les candidats et postulants de Coveo («Avis») établit la manière dont Coveo recueille et utilise les renseignements personnels («RPs») des postulants et des candidats (collectivement «vous») sur notre site Web de carrière disponible sur www.coveo.com (le «Site») ou par d’autres moyens.

Le présent Avis ne couvre pas votre utilisation de sites tiers ou de services que vous pouvez utiliser en lien avec notre Site.

2. RPs que nous recueillons et leur source 

SOURCE

RPs 

EXEMPLES NON EXHAUSTIFS


DE VOTRE PART

Identifiants

nom & prénom

Coordonnées 

numéro de téléphone, adresse courriel, adresse de domicile

Information sur vous &/ou votre demande d'emploi

CV, lettre de motivation, tests techniques et psychométriques, informations divulguées lors d’un entretien, frais de voyage ou autres documents (relevés de notes, certifications)

Information sur l’éducation

formation, qualifications, certifications, compétences

Historique d’emplois

emploi précédent, rôles, performance, informations financières

Information recueillie pour le suivi de la diversité et à des fins d'inclusion

race, groupe minoritaire, origine ethnique, sexe, statut d’ancien combattant et/ou handicaps (basé sur votre consentement, lorsque permis par la loi) 

Information sur la citoyenneté ou statut d’immigration

visa, information sur le droit au travail, permis d'études

RPs sensibles

uniquement si soumis volontairement

DE TIERCES PARTIES

Registres publiques, bases de données, anciens employeurs ou institutions

Antécédents en matière d’emploi, de formation et/ou de rémunération

si pertinent pour votre poste et si les lois locales l’autorisent

Sites Web ou médias sociaux

Information publique

si vous postulez par le biais de LinkedIn ou autres plateformes similaires

Références, clients, prestataires de service, ou employeurs

Information sur votre performance ou votre conduite

commentaires à votre sujet

DE COVEO

Informations et observations recueillies lors des entretiens

notes et résultats d’entretiens

À PARTIR DE TÉMOINS DE CONNEXIONS OU DE TECHNOLOGIES SIMILAIRES

Veuillez consulter notre politique de confidentialité et notre politique en matière témoins de connexions. 



DU PROFILAGE

Informations dérivées ou inférés des informations mentionnés dans ce tableau

Coveo recueillera de telles informations dérivées ou inférées auprès de fournisseurs tiers et les utilisera afin d’évaluer votre éligibilité au poste demandé et/ou à d’autres postes chez Coveo. Dans ce cas, nous ne prendrons pas de décisions de recrutement ou d’embauche basées uniquement sur la prise de décision automatisée ou du profilage. Nous appliquerons les garanties appropriées, y compris l’intervention humaine, afin de nous assurer que le traitement des informations dérivées ou inférées est effectué conformément aux lois applicables.

Vous pouvez postuler pour un poste chez Coveo en utilisant un certain nombre de sites de carrière tiers, par exemple Indeed et LinkedIn. En faisant cela, vous connecterez votre profil de ces systèmes avec la demande d’emploi de Coveo.

Vous pouvez volontairement choisir d'identifier votre race/origine ethnique, identité de genre et handicap. Ces réponses nous aideront à évaluer nos efforts en matière de diversité et d’inclusion. Ces réponses sont facultatives et si vous choisissez de répondre, elles ne seront pas liées à votre nom ou à votre candidature, ne seront pas visibles par le responsable du recrutement qui examine votre candidature et n'affecteront pas votre candidature.

3. Avec qui partageons-nous vos RPs

Nos affiliés. Le siège social de Coveo est situé au Canada et nos filiales sont situées aux États-Unis, dans l’Union européenne et au Royaume-Uni. Coveo partagera vos RPs dans des circonstances limitées avec nos affiliées (avec des employés occupant une position de cadres supérieurs et/ou avec des employés de Coveo qui en ont besoin) afin de mener ou de gérer le processus de recrutement ou à des fins de rapport internes.

Fournisseurs de services tiers. Nous utilisons des prestataires de services tiers qui nous fournissent des services dans le cadre du processus de recrutement (par exemple, fournisseurs de logiciels de recrutement, fournisseurs chargés de l’évaluation psychologique et psychométrique des candidats, ainsi que des consultants en recrutement). Nous pouvons également faire appel à des avocats en relation avec nos obligations légales.

Régulateurs, autorités publiques ou agences. Dans le cadre de nos obligations légales, nous pouvons être amenés à partager vos RPs avec des régulateurs, des autorités ou des institutions publiques afin de remplir nos obligations légales et/ou réglementaires.

4. Pourquoi utilisons-nous vos RPs et sur quelle base légale nous appuyons-nous

FINALITÉ DU TRAITEMENT 

BASE LÉGALE

EXPLICATION DE LA BASE LÉGALE

Traiter votre candidature et évaluer votre éligibilité par rapport au poste et/ou à d’autres postes chez Coveo









Intérêts légitimes; Consentement

Intérêts légitimes. 

Nous traitons vos RPs afin de mener et d'améliorer le processus de recrutement, ce qui inclut évaluer votre aptitude à occuper un poste chez Coveo. Si le règlement général sur la protection des données de l'Union européenne («RGPD») s'applique, nous traiterons vos RPs en nous basant sur nos intérêts légitimes. Nous veillerons à ce que ces intérêts ne soient pas outrepassés par vos libertés et droits fondamentaux.


Obligations légales.

Nous pouvons traiter vos RPs afin de nous conformer à une obligation légale (par exemple, informations relatives à la citoyenneté ou à l’immigration). Votre incapacité à fournir certains RPs peut empêcher ou retarder l’accomplissement de nos obligations légales et peut affecter notre capacité à vous recruter.


Consentement. 

Nous pouvons nous appuyer sur votre consentement pour traiter vos RPs (lorsque cela est conforme aux lois applicables).


Exécution d'un contrat.

Coveo peut également traiter vos RPs pour l'exécution d'un contrat (y compris l'intention de conclure un contrat). 

Communiquer avec vous concernant votre candidature, le processus de recrutement ou les opportunités disponibles chez Coveo

Vérifier vos information, y compris par des vérifications auprès de vos références ou de tierces parties

Comprendre et améliorer notre processus de recrutement

Tenir des registres liés au processus d’embauche

Poursuivre des initiatives globales d’inclusion et de diversité

Respecter les exigences légales et réglementaires applicable

Obligations légales



Surveiller la diversité et l'égalité des chances en matière d'emploi, lorsque les lois applicables l'exigent




Obligations légales; Consentement

Dans le cadre de notre processus de recrutement, nous pouvons utiliser des outils d'intelligence artificielle (« IA ») pour faciliter le traitement des candidatures et améliorer l'efficacité (par exemple, en générant des résumés de conversations). Veuillez noter que ces outils sont utilisés uniquement pour aider notre équipe de recrutement et ne prennent aucune décision finale concernant votre candidature. Toutes les décisions sont prises par notre équipe, garantissant que chaque candidature est examinée sous supervision humaine.

5. Combien de temps conservons-nous vos RPs

Nous conservons vos RPs pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils sont traités. La durée varie en fonction des finalités. Nous pouvons, par exemple, traiter et conserver vos RPs à des fins d'emploi si votre candidature est retenue et que vous êtes embauché par Coveo. Si votre candidature n'est pas retenue, nous conserverons vos RPs pendant une période nous permettant de vous contacter au cas où nous aurions de futures opportunités d'emploi, pour répondre à toute demande que vous pourriez avoir, pour établir, exercer, défendre ou intenter une action en justice ou pour respecter nos obligations légales ayant trait à la conservation de vos RPS.

6. Quels sont vos droits en lien avec vos RPs

Vous pouvez avoir certains droits en lien avec vos RPs, selon les lois nationales sur la protection des RPs.

DROIT

DESCRIPTION


ACCÈS

Vous pouvez avoir le droit de demander des informations sur la manière dont nous traitons vos RPs et d’obtenir une copie de ces RPs. Vous pouvez notamment demander: la finalité du traitement, les catégories et éléments spécifiques de RPs traités, les destinataires de vos RPs, les sources à partir desquelles vos RPs sont collectées, les tiers avec lesquels nous partageons vos RPs.

RECTIFICATION

Vous pouvez avoir le droit de rectifier vos RPs inexactes que nous détenons à votre sujet.

EFFACEMENT/ SUPPRESSION

Vous pouvez avoir le droit de demander l'effacement de vos RPs.

LIMITATION

Dans des circonstances limitées, vous pourriez avoir le droit d’obtenir la limitation de notre utilisation de vos RPs. 

OBJECTION

Vous pourriez avoir le droit de vous opposer à l’utilisation de vos RPs, sur la base de nos intérêts légitimes décrits dans le présent Avis.

PORTABILITÉ

Vous pourriez avoir le droit de recevoir vos RPs dans un format couramment utilisé et lisible par machine et de les transmettre à un tiers.

NE PAS FAIRE L’OBJET D’UNE PRISE DE DÉCISION AUTOMATISÉE

Vous pouvez avoir le droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative.

PLAINTE

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle.

Si nous traitons vos RPs en nous appuyant sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.

7. Information à l’intention des candidats et des postulants de Californie

En vertu du California Consumer Privacy Act, du Virginia Consumer Data Protection Act, du Colorado Privacy Act, du Connecticut Act Concerning Personal Data Privacy and Online Monitoring et du Utah Consumer Privacy Act (les “Lois US”). Coveo est tenu de faire certaines divulgations concernant les RPs des résidents de la Californie. La section 2 ci-dessous contient un tableau détaillant les catégories de RPs des candidats et des postulants que nous recueillons et leurs sources; la section 3 détaille à qui vos RPs pourraient avoir été divulgués à des fins commerciales au cours des 12 derniers mois; la section 4 divulgue les raisons pour lesquelles nous recueillons vos RPs et la section 5 les périodes pendant lesquelles nous conservons vos RPs.

Veuillez noter que Coveo ne vend pas (tel que défini dans les lois US) vos RPs. Nous pouvons partager vos RPs avec des fournisseurs de services ou des partenaires commerciaux avec lesquels nous avons une convention concernant l’utilisation de vos RPs. En tant que résident de la Californie, vous avez le droit de refuser le partage de vos RPs en:

  • sélectionnant l’option permettant de refuser l’utilisation de témoins de connexion dans la bannière de configuration des témoins de connexion;
  • activant un contrôle mondial de confidentialité dans votre navigateur web ou dans une extension de navigateur. Pour plus d’informations sur le contrôle mondial de confidentialité applicable, veuillez consulter ce site web: https://oag.ca.gov/privacy/ccpa. 

Pour exercer l’un de ces droits, veuillez nous contacter à l’adresse suivante: privacy@coveo.com

8. Quelles mesures de sécurité mettons nous en place

Coveo met en place des mesures techniques, physiques et organisationnelles afin de protéger vos RPs. Ces mesures visent à prévenir la perte, le vol, l’accès, l’utilisation, la divulgation, l’altération ou la destruction non autorisés de vos RPs et sont proportionnelles à la sensibilité de vos renseignements.

Par exemple, Coveo s'assure que son personnel qui traite les RPs est lié par des obligations de protection de la vie privée et de confidentialité et que leur accès aux RPs est effectué sur une base de need-to-know.

9. Vos RPs seront-t-ils transférés à l’etranger

Coveo dispose d’installations et d’employés dans différents pays du monde. Cela inclut le Canada,l'Espace Économique Européen, le Royaume-Uni et les États-Unis.Nous pouvons également nous associer à des tiers situés à l'extérieur de votre État ou province de résidence afin de mener nos activités. Par exemple, la majorité de nos fournisseurs stockent vos Renseignements Personnels aux E.U.Par conséquent, vos RPs peuvent être traités, transférés et/ou accédés en dehors de votre pays ou province de résidence, ce qui inclut le Québec. Lorsque nous envoyons vos RPs à l’étranger, nous les traitons uniquement aux fins décrites dans le présent Avis et nous prenons des mesures pour nous assurer que vos RPs sont adéquatement protégés à l’étranger.

Si vous êtes une personne concernée par l'application du RGPD, nous pouvons également transférer vos RPs vers des pays situés en dehors de l'espace économique européen et qui peuvent avoir un niveau de protection différent pour les RPs. Ce faisant, nous nous assurons que vos RPs sont correctement protégés en mettant en œuvre des mécanismes de transfert appropriés.

10. Modifications apportées à cet Avis

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant le traitement de vos RPs ou le présent Avis, veuillez contacter l'équipe de vie privée de Coveo à l’adresse privacy@coveo.com.

Nous pouvons modifier ou mettre à jour cet Avis de temps à autre. Chaque version de cet Avis est identifiée en haut de la page par sa date. Nous vous encourageons à consulter régulièrement son contenu.

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