Assistant.e de la Direction (Bureau du Directeur)

  • Montréal, Ville de Québec
  • Administration
  • Temps Plein
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Dans ce tout nouveau poste, tu seras chargé.e de fournir du soutien à notre Président (>75%) ainsi qu’à certains membres de l’équipe de direction (<25%) dans leurs tâches quotidiennes. Nous sommes à la recherche d’une personne avec beaucoup de “drive” afin de concilier et gérer les nombreuses priorités du Président, toutes plus importantes les unes que les autres. Il s’agit aussi de le préparer avant ses rendez-vous, d’optimiser son temps et de préparer ses communications corporatives.

Le ou la conseiller.e dont tous les PDG rêvent...

Tu seras le proxy du PDG à travers la compagnie et en dehors: cela signifie agir comme premier point de contact, filtrer les appels et gérer son agenda, mais aussi être proactif.ve en le préparant sur des sujets clés. Plus précisément on parle de:

  • Répondre à des requêtes routinières ou plus complexes et les prioriser à l’attention du Président 
  • Supporter différents projets, des communications internes aux présentations et propositions; 
  • Faire des recherches sur différents sujets (marché, industrie, finances, ou le contexte derrière des sujets ou des personnes) afin d’être une source d’informations pertinente et fiable;
  • S’assurer que le Président est préparé proactivement sur des priorités clés en fonction des besoins en lien avec d’autres aspects fonctionnels ;
  • Agir comme antenne au sein de l’organisation afin d’informer le Président sur des sujets importants ;
  • Créer et gérer un système efficace de e-classement pour le Président (courriels et autres documents électroniques). Celui-ci devra être facilement compréhensible et accessible! 
  • Guider et mettre à profit ton expertise quant au bon fonctionnement du Bureau du Président, mais aussi partager tes idées sur d’autres aspect fonctionnels ; 
  • Gérer toutes les rencontres et sessions de travail de l’équipe de direction, qu’elles soient internes et externes. Cela inclut les préparatifs des déplacements, les ordres du jour, les minutes, et autres ;
  • Travailler sur d’autres projets spéciaux et prendre des initiatives !

Un.e proxy pour dédoubler le PDG

Afin de réussir dans ce poste, les “soft skills” sont aussi importants que les “hard skills”. Tu auras besoin d’être à l’aise avec la gestion constante de priorités toutes plus urgentes les unes que les autres, tout en t’assurant d’être proactif.ve et pertinent.e sur différents sujets. Tu travailleras en étroite collaboration avec le PDG, ce qui te demandera une certaine confiance en toi mais aussi d’être capable, en toute diplomatie, d’être direct.e puisque tu prendras part à des discussions hautement confidentielles et à des projets inter-départements.

Plus précisément, voici ce qu’on regardera dans ton profil:   

  • Au moins deux ans d’expérience en administration, en coordination ou en projets; 
  • Un Baccalauréat ;
  • Totalement bilingue anglais/français;
  • Des habiletés interpersonnelles impeccables et une grande attention au détail: tu possèdes et utilises une forte intelligence émotionnelle et tu es connu.e pour ta grande maturité; 
  • Solide connaissance et compétence de la suite Office, Outlook et tu es confortable dans un environnement de travail totalement digital; 
  • Capacité à travailler de façon autonome et sans directives; 
  • Organisé.e: tu as de l'expérience dans la coordination et la mise en oeuvre de tâches de secrétariat;
  • Tu es en mode solution: tu as une attitude positive face aux défis et tu résous des problèmes avec enthousiasme. Tu peux même voir venir les problèmes et les défis et agir proactivement dessus! 
  • Agilité à penser en concepts: tu peux prioriser à partir d’un point de vue stratégique et logistique;
  • Tu es à ton meilleur quand tu es dans un espace technologique qui évolue à toute vitesse;
  • Tu parviens à rester calme et à prendre du recul même sous pression. 

Et voici la cerise sur le sundae: 

  • Tu as des habiletés en coordination de projets;
  • Tu as déjà dû composer avec des problèmes sensibles et des questions hautement confidentielles;
  • Tu as déjà pu éprouver tes habiletés en communication écrite, orale et de présentation lors d’expériences précédentes. 

Tu te reconnais? Applique tout de suite!

Tu ne peux pas être plus au coeur de l'action d’un fleuron québécois que dans ce poste. Tu t’apprêtes à suivre, assister et soutenir Louis Têtu aussi connu sous le surnom d’ "Entrepreneur en Série" du Québec. Alors attache ta tuque, car “si c’était facile, quelqu’un d’autre l’aurait fait”!

Envoie nous ton CV ainsi qu’une lettre de présentation d’environ une page expliquant tes motivations et comprenant au moins un paragraphe en français et un en anglais. Rejoins la #coveolife!

Qu’est-ce que Coveo?

Nous utilisons l’intelligence artificielle et la recherche intelligente pour personnaliser chacune des expériences numériques des clients, partenaires, fournisseurs et employés des entreprises. Coveo combine les technologies de contenu unifié, de données comportementales unifiées et de machine learning afin de d’offrir l’information la plus pertinente ainsi que des recommandations personnalisées lors de chaque interaction digitale. En d’autres mots, on rend les sites Web, le e-commerce, les centres d’appel et intranets plus efficaces et plus pertinents, améliorant ainsi la conversion de chaque clic! Coveo est intégré dans les plus connus des logiciels d’affaires tels que Microsoft Dynamics, Salesforce, ServiceNow, Sitecore, Xero et d’autres.

Qu’est-ce que signifie travailler chez Coveo?

« Si c’était facile, quelqu’un d’autre l’aurait déjà fait! » Tous nos collègues chez Coveo sont des passionnés. Ils recherchent les nouveaux défis et aiment parcourir des sentiers jamais explorés. Ce mantra nous a permis de devenir un leader mondial dans une industrie innovante et de créer un espace de travail basé sur la collaboration et la confiance et ce, avec les personnes les plus talentueuses et passionnées du marché. C’est d’ailleurs pour cette raison que Coveo a été désigné employeur de l’année ET entreprise de l’année lors du prestigieux gala des Mercuriades 2019.